Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 28 settembre 2026

1. Chi tratta i tuoi dati

La piattaforma è gestita da Carmelo Jesús Chery Martino, persona fisica, titolare dell'esercizio commerciale FromChats con Avviso di Esercizio n. 8-878-783-2026-574428213 del Ministero del Commercio e dell'Industria della Repubblica di Panama, con sede in Distretto di La Chorrera, provincia di Panamá Oeste, Repubblica di Panama.

Email di contatto in materia di protezione dei dati: soporte@fromchats.com.

La presente informativa è disciplinata dalla Legge 81 del 26 marzo 2019 sulla protezione dei dati personali della Repubblica di Panama e dal relativo regolamento, il Decreto esecutivo 285 del 28 maggio 2021.

1.1 Titolare e responsabile del trattamento

• Dati dei clienti finali (chi prenota presso un'attività): il titolare del trattamento è l'attività presso cui si prenota. FromChats è il responsabile del trattamento (il «custode della banca dati» ai sensi della Legge 81), che li tratta per conto di tale attività e secondo le sue istruzioni. Tale incarico e le sue condizioni sono stabiliti nei Termini e Condizioni che l'attività accetta al momento della registrazione.
• Dati degli intestatari degli account, delle attività affiliate e degli ambasciatori: il titolare del trattamento è FromChats.

La scheda di un cliente (nome, telefono ed email) è unica su tutta la piattaforma, così non deve registrarsi di nuovo presso ogni attività. Ma ciascuna attività vede solo i propri appuntamenti, note e conversazioni con quel cliente, mai quelli di altre attività.

2. Quali dati trattiamo

2.1 Account

• Nome, nickname, indirizzo email e numero di telefono
• Password, conservata cifrata, o i dati dell'accesso con Google
• Data e versione dei Termini e della presente Informativa accettati

2.2 Attività affiliata

• Nome, tipo di attività e dati di contatto
• Posizione e indirizzo
• Orari, servizi, prezzi e staff
• Dati dell'abbonamento e dei relativi addebiti

2.3 Appuntamenti e conversazioni

• Appuntamenti: attività, servizio, professionista, data, ora e stato
• Messaggi della chat: testo, immagini e messaggi vocali. I messaggi vocali vengono trascritti in testo e l'audio non viene conservato
• Metadati dei messaggi (data, ora, canale)
• Note ed etichette che l'attività assegna ai propri clienti

2.4 Dati in base al tipo di attività

• Studi di consulenza e pratiche amministrative: documento d'identità e documenti delle pratiche forniti dal cliente. L'immagine di un documento d'identità è un dato sensibile (biometrico) secondo la Legge 81 e il Decreto esecutivo 285 (art. 18): lo studio la tratta solo con il consenso preventivo ed espresso del cliente, dato prima di prenotare, sul web o in chat, e registrato allo stesso modo di quello sanitario.
• Pulizie a domicilio: indirizzi del servizio, con le relative coordinate e istruzioni di accesso.
• Salute (psicologia e simili): dati sanitari, che sono dati sensibili ai sensi della Legge 81. Vengono trattati solo con il consenso preventivo ed espresso del cliente, che lo presta prima di prenotare, sul web o in chat, e che viene registrato con la data, il canale e la versione del testo accettato. Tale consenso copre anche il loro trasferimento ai fornitori della sezione 4. L'assistente non chiede il motivo della visita.

2.5 Ambasciatori

• Nome, email, telefono, città, Paese e social network
• Attività che sponsorizza
• Data e versione dell'accettazione dei termini del programma

2.6 Pagamento dell'abbonamento

L'abbonamento viene addebitato tramite dLocal Go. FromChats non conserva la carta: il numero, la data di scadenza e il codice di sicurezza vengono inseriti sulla pagina di dLocal Go e sono trattati da tale fornitore. Di ogni addebito conserviamo l'identificativo, l'importo, la valuta, la data e lo stato.

2.7 Posizione

La funzione «vicino a me» dell'elenco calcola la distanza nel tuo browser: la tua posizione non viene inviata ai nostri server.

3. Per cosa li usiamo e su quale base giuridica

• Erogare il servizio: gestire le conversazioni con l'assistente, gestire gli appuntamenti e mostrare le informazioni all'attività. Base: il rapporto contrattuale o commerciale che richiedi (Legge 81, artt. 6 e 8).
• Risposte automatiche: generare le risposte dell'assistente tramite intelligenza artificiale. Base: lo stesso rapporto.
• Dati sanitari: gestire gli appuntamenti presso attività sanitarie. Base: il tuo consenso espresso (Legge 81, art. 8).
• Documenti d'identità negli studi di pratiche amministrative: gestire i tuoi appuntamenti e le tue pratiche. Base: il tuo consenso espresso (Legge 81, artt. 8 e 13).
• Addebitare l'abbonamento alle attività affiliate. Base: il contratto di abbonamento.
• Sicurezza e prevenzione degli abusi della piattaforma. Base: il nostro legittimo interesse a proteggere il servizio e i suoi utenti.
• Miglioramento del servizio: analizzare l'uso aggregato del sito. Base: il nostro legittimo interesse a sapere cosa funziona; puoi opporti (sezione 9).
• Comunicazioni: avvisi relativi agli appuntamenti, all'account e all'abbonamento. Base: il rapporto contrattuale. Non inviamo pubblicità.
• Conformità legale: adempiere agli obblighi legali, fiscali e regolamentari. Base: l'obbligo di legge.

L'assistente risponde e prenota in modo automatico, ma non prende decisioni che producano effetti giuridici su di te né crea profili per valutarti. Il personale dell'attività può leggere la conversazione e assisterti direttamente.

4. Fornitori che trattano dati

Condividiamo dati con i seguenti fornitori, solo nella misura necessaria a erogare il servizio:

• Meta (WhatsApp Cloud API e Instagram): invio e ricezione dei messaggi. Stati Uniti.
• Telegram: invio e ricezione dei messaggi. Vari Paesi.
• OpenAI: risposte dell'assistente, lettura delle immagini e trascrizione dei messaggi vocali. Stati Uniti.
• Groq: fornitore di intelligenza artificiale di riserva quando quello principale non risponde. Stati Uniti.
• Google: accesso, mappe, statistiche di utilizzo del sito (Google Analytics) e protezione dai bot (reCAPTCHA). Stati Uniti.
• Jitsi Meet: videochiamate delle sessioni online. Unione Europea e Stati Uniti.
• Mailjet: invio delle email. Unione Europea.
• Cloudflare R2: archiviazione dei file. Stati Uniti e Unione Europea.
• DeepL: traduzione dei contenuti pubblicati dall'attività. Unione Europea.
• dLocal Go: addebito dell'abbonamento alle attività. Uruguay e altri Paesi della regione.
• Autorità competenti: in presenza di una richiesta legale valida.

Non vendiamo, affittiamo né cediamo dati personali per finalità pubblicitarie o di marketing.

4.1 Trasferimenti internazionali

Diversi di questi fornitori si trovano al di fuori di Panama, principalmente negli Stati Uniti e nell'Unione Europea, pertanto i tuoi dati sono oggetto di trasferimento internazionale. Ai sensi dell'articolo 33 della Legge 81 e dell'articolo 51 del Decreto esecutivo 285, questi trasferimenti si basano:

• sul fatto che sono necessari per erogare il servizio che richiedi o sottoscrivi (la tua prenotazione, il tuo account o l'abbonamento);
• per i dati sanitari e per i documenti d'identità trattati dagli studi di pratiche amministrative, sul tuo consenso espresso (Legge 81, artt. 13 e 33);
• e, quando il fornitore le offre, sulle sue clausole contrattuali di protezione dei dati.

Puoi chiederci maggiori informazioni su queste garanzie all'indirizzo email indicato sopra.

5. Sicurezza

• Cifratura dei dati in transito tramite HTTPS/TLS
• Password memorizzate con una funzione di hash sicura (bcrypt)
• File della chat accessibili solo tramite link firmati con scadenza
• Controllo degli accessi basato sui ruoli: ogni attività accede solo ai propri dati

Nessuna misura di sicurezza è infallibile. Se si verifica una violazione della sicurezza che comporti un rischio per i tuoi dati, la notificheremo all'ANTAI e agli interessati, tramite l'email o il telefono registrati, entro un massimo di 72 ore da quando ne veniamo a conoscenza, indicando cosa è successo, quali dati sono stati coinvolti, quali misure abbiamo adottato e cosa puoi fare (Decreto esecutivo 285, art. 37). Se riguarda dati che trattiamo per conto di un'attività, la informeremo immediatamente perché effettui la notifica, e la aiuteremo a farlo.

6. Per quanto tempo li conserviamo

• Messaggi della chat e relativi file: 365 giorni.
• Immagini di conferma: 7 giorni.
• Cronologia interna dell'assistente: viene cancellata dopo 365 giorni di inattività.
• Registri tecnici: il tempo necessario per la sicurezza e la diagnosi degli errori.
• Dati dell'account: finché l'account esiste.
• Registri degli addebiti dell'abbonamento: per il periodo richiesto dalla legislazione fiscale, anche dopo la disdetta.

7. I tuoi diritti

Ai sensi della Legge 81 del 2019 e del Decreto esecutivo 285 del 2021, hai il diritto di:

• Accesso: sapere se trattiamo dati che ti riguardano, quali, da dove provengono e perché, e ottenerne una copia.
• Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione o eliminazione: chiedere la cancellazione dei tuoi dati quando non sono più necessari, sono inesatti, sono trattati senza base giuridica o revochi il tuo consenso.
• Opposizione: opporti, per motivi legittimi, a un determinato trattamento.
• Portabilità: ricevere i dati che ci hai fornito in un formato strutturato e di uso comune.
• Revoca del consenso: revocarlo in qualsiasi momento, senza effetto retroattivo.

Per esercitarli scrivi a soporte@fromchats.com indicando quale diritto eserciti e su quali dati. Possiamo chiederti di dimostrare la tua identità, o il tuo potere di rappresentanza se agisci per un'altra persona. È gratuito e ti risponderemo anche se non abbiamo dati che ti riguardano. Termini massimi, in giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta:

• Accesso, cancellazione e portabilità: 10 giorni lavorativi.
• Rettifica: 5 giorni lavorativi.
• Opposizione: smettiamo di trattare quei dati dal momento in cui la riceviamo, salvo motivi legittimi contrari, che ti spiegheremo.

In caso di cancellazione, conserveremo solo i dati che una legge ci obbliga a mantenere o quelli necessari per gestire eventuali reclami.

Se i tuoi dati sono trattati da un'attività in qualità di titolare (ad esempio, i tuoi appuntamenti e le tue conversazioni con quell'attività), puoi rivolgerti all'attività o a noi: gestiremo la richiesta per conto dell'attività negli stessi termini. Se non ricevi risposta nei termini o non sei soddisfatto, puoi rivolgerti all'Autorità Nazionale per la Trasparenza e l'Accesso all'Informazione (ANTAI), Direzione per la Protezione dei Dati Personali: protecciondedatos@antai.gob.pa.

8. Messaggistica (WhatsApp, Instagram e Telegram)

• I tuoi messaggi passano per Meta o Telegram, che li trattano secondo le proprie informative sulla privacy.
• L'assistente risponde in modo automatico, e il personale dell'attività può leggere la conversazione e rispondere direttamente.
• La conversazione viene conservata per il periodo indicato nella sezione 6 per garantire la continuità del servizio.

9. Archiviazione nel browser e cookie

• Sessione: la sessione avviata viene salvata nella memoria locale del tuo browser, non in un cookie.
• Cookie propri: locale (lingua) e theme (tema visivo), che durano 1 anno.
• Google Analytics: ci indica in forma aggregata come viene usato il sito (pagine visitate, durata della visita, tipo di dispositivo e Paese). I suoi cookie sono installati da Google. Non gli inviamo dati che ti identifichino (nome, email, telefono, contenuto delle conversazioni) né i codici dei link privati.

Non utilizziamo cookie pubblicitari né di tracciamento per finalità di marketing. Puoi configurare il tuo browser per rifiutare i cookie, o installare il componente aggiuntivo di disattivazione di Google Analytics disponibile su tools.google.com/dlpage/gaoptout.

10. Minori

Gli account sono riservati ai maggiori di 18 anni. I minori prenotano tramite il padre, la madre o il tutore, la cui autorizzazione preventiva è richiesta dalla legge (Decreto esecutivo 285, art. 18). Nelle attività sanitarie, l'attività, in qualità di titolare, deve verificare tale autorizzazione. Se rileviamo di aver raccolto dati di un minore senza di essa, li cancelleremo.

11. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa. Pubblicheremo la nuova versione su questa pagina con la relativa data e comunicheremo via email le modifiche significative. A ogni nuova versione, le attività sanitarie richiedono di nuovo il consenso per i dati sanitari, e gli studi di pratiche amministrative quello per i documenti d'identità.

12. Contatto